Tengo una confianza ciega en mi memoria, siempre pienso que no me va a fallar y la verdad es que suele ser así, pero alguna vez me falla y es esa confianza ciega en mi misma la que hace que descuide aspectos fundamentales, como es el gestionar el tiempo o simplemente la agenda.
La realidad es que la queja mayoritaria de cualquier autónomo, empresario, emprendedor, o proyectista siempre es la falta de tiempo, nunca tenemos suficiente y queremos días con 30 horas, o semanas de diez días, algo que todos sabemos que es imposible, y sin embargo muchas veces la solución es mucho más fácil que todo eso. Si aprendiéramos a organizar nuestra agenda bien, ¿sabes cuanto tiempo recuperaríamos?
Yo trabajo con muchos plazos, por lo que es importantísimo que no se me pase nada, y que apunte en la agenda los plazos, las reuniones, las citas, y los compromisos de trabajo; además la gente que trabaja conmigo debe saber tan bien como yo que voy a hacer durante el día, deben saber si mañana puedo quedar contigo o si puedo ir a visitar a un cliente, y además, yo debo saber que harás tú a las 11 para saber si puedo encargarte algo. Esa necesidad se ve muy clara cuando trabajas en equipo, se transforma en una imperiosa necesidad. Pero ¿qué pasa cuando trabajas tú solo?, ¿o si el equipo es muy pequeño?
Para mi, la necesidad es la misma, el que yo sea rigurosa con mi propio tiempo es tan importante como serlo con el tiempo de mis clientes, mis proveedores o mis amigos. Esa rigurosidad hace que pueda exprimir el tiempo como si mi día tuviera dos días cada uno, que pueda dedicarle las tardes a mi hija o que vaya al gimnasio con mi marido, y que llegue a clase, que termine con el trabajo del día, que pueda estudiar lo que hoy me he planteado y que al llegar la noche me pueda tumbar a leer un libro y escuchar un poco de música.
Lo que está claro es que la gente más capaz, no la más inteligente, sino la que más cosas consigue de las que se ha propuesto, es la gente más organizada, que si queda contigo a las 10 no hace falta que se lo recuerdes y está puntual donde habéis quedado, que revisa el correo habitualmente para estar al día de las noticias, que no espera que le mandes un whatsapp para decirle que lea el correo, que acude siempre a las reuniones previstas sin necesidad de tener a alguien detrás que se lo recuerda, y que anota las cosas importantes de las reuniones, y planifica el trabajo.
Muchas veces olvidamos que todas esas cosas hablan de nosotros, que van dejando un rastro, ahora se trata de decidir que queremos contar. A mi me gusta que mis clientes vean que soy una persona seria, responsable, que me tomo en serio las cosas, que soy escrupulosa con los detalles, los plazos, porque todas esas cosas hablan de profesionalidad, aunque no es lo único que quiero que vean, desde luego.
Así que recuerda que tan importante como gestionar el tiempo y aplicar buenos recursos para ello lo es ser organizado, llevar la agenda al día y anotar las cosas en ella. Por eso hoy te dejo mis recomendaciones:
1) Utiliza una agenda que vaya siempre contigo. Yo soy fan de las electrónicas, porque puedo sincronizarla con todos mis dispositivos y tengo acceso a ella en cualquier caso, da igual que este en el despacho, que tomando una cerveza, atendiendo a un cliente o recogiendo a Carlota del colegio.
2) Acostúmbrate a anotar las cosas en el momento, si las dejas para luego es más fácil que se te pase.
3) Programa una alarma para que te avise con la antelación suficiente.
4) Acostúmbrate a revisar la agenda antes de acostarte, así tendrás una visión clara cuando comience tu día..
5) Centraliza todas las cosas, profesionales y personales en la agenda, eso te permitirá tener una visión mucho mas general de tu día, de tu semana o del mes para poder organizar mejor..
6) Reserva las franjas horarias que vas a destinar a “burbuja”, y utiliza ese tiempo para lo que de verdad importa.
7) No intentes llenar el día con demasiada cosas, guarda espacios para imprevistos, para citas que se alargan más de lo previsto, para tomar un café o para ir al gimnasio.
8) Utiliza el correo electrónico para comunicarte con los demás, necesitas menos tiempo que con el teléfono, puedes aprovechar ratos perdidos, puedes contar las cosas a un grupo de gente de una sola vez, no desaparecen de la bandeja de entrada si no quieres, es mucho más concreto, y es barato, además no debes destinar memoria a recordar lo que hablas, o lo que quedas porque está escrito. Yo soy una enamorada del correo electrónico, me facilita la vida un montón.
9) Utiliza aquellas aplicaciones que te faciliten la vida, dedica el tiempo que necesites para encontrarlas y úsalas, verás que hay muchas que te ayudan mucho. Ya se que hay mil aplicaciones, pero seguro que tienes una lista de imprescindibles, cuando evalúes tu trabajo, piensa si debes mejorar en algún proceso y así podrás buscar la que te vaya mejor, y no dudes en preguntar a los demás, todos tenemos favoritos (las mías son trello, para gestionar proyectos, evernote para recopilar todo aquello que me interesa, compartir ideas, etc, o wallet para guardar los billetes del ave y no tener que imprimir o llevar papel encima)
10) A mi me funciona muy bien el incorporar a mi agenda el trabajo concreto que tengo que hacer en el día, por eso que tendemos a llenarlas demasiado, pero luego hay que hacer el trabajo, si destino franjas de mi día al trabajo, todo me resulta más fácil.
11) Busca ayuda si hace falta, no intentes hacerlo todo tú, muchas veces nos empeñamos en saber de demasiadas cosas y por eso no llegamos a todo.
12) Y mi consejo estrella, sin duda, es que seas lo más profesional posible, no importa cual es tu proyecto, intenta siempre dotarlo de seriedad. Ser divertido es otra cosa, no hablamos de aburrimiento, sino de trabajo bien hecho, algo que a todos gusta.
Fíjate con qué pocas acciones puedes gestionar tu agenda de una manera coherente, sin necesidad de hacer equilibrios imposibles, dedicando tiempo a tu proyecto, a tus clientes, a tu familia y a ti misma.
Para mí el éxito de la organización es no intentar hacer todo a la vez, hacer una cosa detrás de otra y no dejarte vencer por la necesidad que solemos tener de apagar fuegos, como si estuviéramos rodeados de fuego. Mi experiencia es que hay que ser lo suficientemente flexible para ser capaces de adaptarnos al día a día, pero debemos tener claras las cosas, debemos ser capaces de ver nuestra realidad, nuestro tiempo, desde una visión general y global. Por eso es tan importante tener en cuenta el plazo para presentar un recurso, como la fecha en la que tengo que hacer el examen del master que estoy estudiando, o la fecha de un juicio. Y que los demás tengan claro cual es mi organización del día, ayuda mucho, ya que es mucho más fácil adaptarse a mis necesidades, o a ver aquellas cosas que son importantes.
Si tienes un problema con el tiempo, que se escapa entre los dedos y necesitas tener días de 30 horas y semanas de diez días, te invito a que hagas un ejercicio, el lunes que viene vamos a ser conscientes de lo que realmente hacemos durante el día, y vamos a anotar, durante toda la semana, lo que hacemos, incluyendo el tiempo que destinamos a cada cosa. Esa lista nos va a dar las claves de por donde debemos atacar. si me cuentas los resultados de tu lista, podemos preparar juntas acciones para que el tiempo cunda más, ¿te apuntas?
Espero que nos cuentes cómo organizas tu tiempo y como gestionas tu agenda, que medios utilizas, que trucos nos recomiendas y cómo consigues estirar el tiempo.
Nos vemos la semana que viene, un abrazo.
Raquel