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Sobre organizar tareas

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No se trata de una leyenda urbana, es posible que logres organizarte y disfrutes con ello.

“Ojalá me hubiera dado cuenta antes

No siempre lo urgente es lo importante”

(Fito Cabrales)

Todos vivimos rápido. No siempre llegamos a hacer todo lo que deberíamos hacer o lo que se esperaría que hiciésemos. Es verdad, a nadie le sobra el tiempo y sin embargo el día tiene las mismas 24 horas para todos. “Tal vez son las brujas, tal vez el destino” pero siempre hay cosas que nos roban el tiempo que deberíamos dedicarlo a otras cosas.

Esto especialmente cierto en el caso de quienes trabajan desde casa en donde la línea entre vida personal y vida laboral es casi invisible y de esa forma es fácil “perderse en el mismo camino”.  Justamente para no perderse con las tareas de trabajo  es que debemos aprender priorizar y a distinguir lo urgente de lo importante.

Pero como no hay nada nuevo bajo el sol alguien ya ocupó de eso creando distintas técnicas para organizar nuestro trabajo, ser más productivo y que nuestro tiempo realmente cuente y podamos llegar a todo. Alguna de ellas son muy sencillas, por ejemplo:

 

La Técnica de la lista inversa. Sólo necesitamos detenernos, pensar,  coger papel y lápiz para enumerar todas  las tareas que debemos hacer durante el día empezando por la que más nos agrada y terminando por la que más odiamos.

Un vez tenemos la lista empezamos por…..¡Sí!, empezamos por la última, la que más nos desagrada y vamos subiendo. La idea de esta técnica es que a primera hora de la jornada (obviamente después del café preceptivo) estamos con más energía y mejor ánimo para hacer las tareas menos agradables.

De forma inversa a final del día cuando ya acusamos el cansancio no tendremos muchas dificultades para hacer la tareas que más nos gustan.

 

Otra técnica bastante sencilla es la Técnica Pomodoro. Pomodoro en italiano, en español es tomate. Un tomate podemos cortarlo en rebanadas, con el trabajo podemos hacer lo mismo. Aquí no importa qué tarea hacemos primero si no trabajar en “rebanadas” de trabajo de 25 min seguidos.

Luego un descanso de 5 minutos. Cuando cumplimos un ciclo de 4 rebanadas de trabajo, descansamos media hora. En esta metodología de trabajo no importa si no completamos una tarea durante un ciclo determinado si no que ve el trabajo en su totalidad. Se trata de ir sumando rebanadas de trabajo efectivo.

Con el tiempo se supone que nuestro cerebro interpreta los minutos de descanso como recompensa y que cuando esta llega, además de haber completado el trabajo nos sentiremos mejor.

Otra técnica muy popular es la Matriz de Eisenhower. Aquí hay que pararse y pensar, como suele ser habitual y conveniente, para distinguir qué tareas son urgentes y cuales son  importante. ¡Anda!, como la canción de Fito.

Según Dwight Eisenwhower (34º presidente de los EEUU) decía que en raras ocasiones las dos cosas van juntas.

URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE Se hace de inmediato Agendarlas para hacer en el futuro
NO IMPORTANTE Se puede delegar o aplazar No hacerlas

Pero ¿cuándo algo es urgente?. Algo es urgente cuando requiere atención inmediata, el problema es que este tipo de cosas atrapan nuestra atención y están presionando constantemente para ser resueltas.

¿Cuando algo es importante?. Algo es importante cuando contribuye a nuestros objetivos a mediano y largo plazo. Por lo mismo, el bueno Dwight daba mucha atención a lo importante pero no urgente, porque a mediano plazo nos ayuda en la consecución de nuestros planes.

. La Tabla Kanban, esta técnica fue desarrollada por Toyota y se trata de poner un un lugar visible un tablero con tres columnas, Pendiente, En desarrollo, Terminado. En cada columna se pegan tarjetas que son las tareas a realizar. La idea es que es un método dinámico y que no se produzcan cuellos de botella por pasar demasiado tiempo con una tarea.

Si no te gustan ninguna de estas técnicas siempre hay un montón de aplicaciones móviles que pueden ayudarnos a gestionar nuestras tareas y en el fondo nuestro tiempo. El móvil siempre lo llevamos encima  de forma que podamos revisarlas, editarlas y hasta compartir nuestras tareas. Personalmente he usado Wunderlist que es muy sencilla y efectiva. Otra que he usado es RTM, Remember the Milk (sí, Recuerda o no te olvides de la leche). Hay para dar y tomar,

Lo importante de todo esto es que debemos organizarnos en nuestras tareas, hay que recordar que “De Africa a Tarifa cuesta mucho más dinero”, es decir, descuidar el uso de nuestro tiempo puede salirnos caro. Además si lo hacemos bien siempre habrá recompensas, no olvidar que “a la luna se le ve el ombligo”.

 

Rubén Manriquez Diaz

Documentalista en Blanco Legal